Erste Schritte mit ISI Office

ISI Office ist als Arbeitszeiterfassungs-Software sofort nutzbar. Um die App für dein Unternehmen zu konfigurieren, haben wir dir die wichtigsten Schritte zusammengefasst. Also, worauf wartest du noch – Leg‘ gleich los und steuer’ dein Unternehmen von überall aus.

Allgemeine Tipps & Tricks

Mach’s zu einer “echten APP” – Webapp am Startbildschirm eines Handys/Tablets erstellen

Wenn du ISI Office am Handy oder Tablet nutzen möchtest, kannst du die Webapp auch auf deinem Startbildschirm speichern. Das funktioniert zwar bei jedem Gerät etwas anders, aber meist musst du die folgenden Schritte beachten:

  1. https://app.isioffice.eu/Account/Login öffnen
  2. Zu den Favoriten hinzufügen
  3. Einstellungen öffnen (meist sind das die drei Punkte/Striche rechts oben/unten)
  4. Zu Startbildschirm hinzufügen

Umgebungsname

Wenn du nach Login noch deinen Umgebungsnamen hinzufügst, muss dieser nicht mehr extra eingegeben werden (z.B. https://­app.isioffice.eu/­Account/Login/lcoffice).

Was kann ich tun, wenn ich den Umgebungsnamen oder meine Login-Daten vergessen habe?

Deinen Umgebungsnamen sowie den Link zum Login findest du in der E-Mail zur Account Aktivierung. Solltest du dieses E-Mail nicht mehr haben oder andere Schwierigkeiten auftreten, schicke uns einfach eine Nachricht an support(at)isioffice.eu

Anleitung für Arbeitgeber

Arbeitgeber haben grundsätzlich mehr Berechtigungen in ISI Office als Mitarbeiter. Sie können beispielsweise Arbeitszeitmodelle erstellen, Mitarbeiterdaten eingeben oder Abteilungen zuweisen.

Registrierung abschließen

Nach deiner Registrierung solltest du ein E-Mail mit deinen Zugangsdaten erhalten haben (falls nicht sieh’ bitte auch im Spam-Ordner nach). In diesem E-Mail klickst du auf den Button „Jetzt hier starten!“ (im E-Mail findest du auch deinen Umgebungsnamen). Danach erscheinen die folgende Felder:

Hier kannst du ein Profilbild hochladen, dein persönliches Passwort festlegen und Mitarbeiter einladen.

ISI Office Registrierung abschließen

Arbeitszeitmodell festlegen

Bevor die Arbeitszeit gebucht werden kann muss zunächst das Arbeitszeitmodell festgelegt werden. Arbeitszeitmodelle regeln, in welcher Form ein Arbeitgeber die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter einteilt. Die Stundenverteilung kann hier beispielsweise im Rahmen der Voll-, Teil- oder Gleitzeit erfolgen.

Um dein Arbeitszeitmodell festzulegen klicke zunächst auf “Arbeitszeitmodell”.

ISI Office Arbeitszeitmodell festlegen

Indem du auf das + klickst, kannst du neue Arbeitszeitmodelle hinzufügen.

Zunächst werden der Name, Typ (Normalarbeit oder Gleitzeit), Urlaubsanspruch und Anspruchstyp eingegeben. Danach wird die tägliche Soll-Arbeitszeit eingegeben und bei Bedarf können noch Goodies zugewiesen werden.

ISI Office Arbeitszeitmodell festlegen

Mit einem Klick auf „Aktivieren“ wird das Arbeitszeitmodell aktiviert.

ACHTUNG: Danach können keine Änderungen mehr vorgenommen werden!

ISI Office Arbeitszeitmodell festlegen

Firmendaten eingeben

Unter dem Reiter Stammdaten werden die Firmendaten eingegeben.

ISI Office Firmendaten eingeben

Mitarbeiterdaten eintragen

Als nächstes werden die Mitarbeiter eingetragen.

ISI Office Mitarbeiterdaten eintragen
ISI Office Mitarbeiterdaten eintragen

Zum Hinzufügen neuer Mitarbeiter einfach wieder auf + klicken.

Hier hast du auch wieder die Möglichkeit, dass du einen Registrierungslink bzw. die Einladung an deine Mitarbeiter schickst. Zudem kannst du hier eines deiner zuvor definierten Arbeitszeitmodelle einem bestimmten Mitarbeiter zuordnen.

Abteilungen festlegen

Falls es in deinem Unternehmen mehrere Abteilungen gibt, kannst du unter Team/Abt. die Abteilungen definieren.

ISI Office Abteilungen definieren

Neue Abteilungen können mit einem Klick auf + hinzugefügt werden.

ISI Office Abteilungen definieren

Berechtigungen – Arbeitszeiten korrigieren

In den Stammdaten kannst du auch festlegen, wie lange du deinen Mitarbeitern eine Korrektur der Arbeitszeit erlaubst (z.B. wenn ein Mitarbeiter vergessen hat sich ein- oder auszustempeln). Gehe dazu zunächst auf den Reiter Stammdaten und anschließend auf Einstellungen.

Berechtigungen einstellen

Bei den Berechtigungen kannst du die Anzahl der Tage eingeben, in denen Änderungen von Arbeitszeitbuchungen erlaubt sind. Bleibt das Feld leer, sind keine Änderungen erlaubt. 0 bedeutet, dass nur Einträge von heute geändert werden dürfen.

Berechtigung Arbeitszeit korrigieren

Arbeitsgoodies festlegen

Sofern du für deine Mitarbeiter Arbeitsgoodies (z.B. Essensgutscheine) vergibst, können diese hier festgelegt werden.

ISI Office - Arbeitsgoodies festlegen

Wenn du auf + klickst, kannst du neue Goodies hinzufügen.

ISI Office - Arbeitsgoodies festlegen

Stundenliste erstellen

Um die Stundenauflistung des aktuellen oder vorangegangenen Monats ausdrucken möchtest, gehe zunächst auf Auswertungen und anschließend auf Mitarbeiter. Danach scrolle zu den aktuellen Mitarbeiterinformationen und klicke auf den Stift neben dem Mitarbeiter dessen Stundenliste du ausdrucken möchtest.

Stundenliste drucken

Anschließend kann die Stundenliste in der Monatsansicht mit Klick auf das Druckersymbol erstellt und ausgedruckt werden.

Stundenliste drucken

Anleitung für Mitarbeiter

Für MitarbeiterInnen ist ISI Office ganz einfach zu bedienen. Dennoch haben wir hier die wichtigsten Punkte zusammengefasst.

Login

Melde dich mit deinen Zugangsdaten auf https://app.isioffice.eu/Account/Login an.

ISI Office Login

Ein- und Ausstempeln

Um sich einzubuchen muss man nach dem Login einfach nur auf Kommen klicken. Wenn du eine unbezahlte Pause machst oder nach Hause gehst klickst du anschließend auf “Gehen”. Mit Klick auf den Bleistift kann die Arbeitszeit händisch ausgebessert werden.

ISI Office Einbuchen und Ausstempeln

Urlaub/ Krankenstand/ Homeoffice eintragen

Im Reiter „Mein Arbeitszeitkonto“ kannst du Abwesenheiten (z.b. Krankenstand oder Home-Office) eintragen.

ISI Office Abwesenheit eintragen

Zeitkorrekturen durchführen

Sofern dein Arbeitgeber eine Änderung der Zeitbuchung seitens der Mitarbeiter erlaubt, kannst du mit Klick auf den Bleistrich Zeitkorrekturen durchführen.

ISI Office Einbuchen und Ausstempeln

Wenn du auf die Kacheln klickst, kannst du deine Arbeitszeit händisch eintragen und mit einem Klick auf die Buchungszeit (im unteren Bereich) kann die Zeit geändert werden.

Zeitkorrekturen durchführen

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