Das Hauptanliegen der meisten Chefs und Führungskräfte ist verständlicherweise die Steigerung der Arbeitsproduktivität. Schließlich führt eine Steigerung der Produktivität in der Regel auch zu höheren Gewinnen. Allerdings haben viele Arbeitgeber noch immer die Denkweise, dass ein bisschen mehr Druck und bloß nicht zu viel Lob schon ausreichen werden, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Eine dauerhaft hohe Produktivität ist mit dieser Methode aber nicht zu erreichen.
Also, was ist nun der Schlüssel zur Produktivität? Wir geben dir Tipps wie du und deine Mitarbeiter die Aufgaben effizienter und schneller erledigen könnt!
Tipp 1: Setze dir realistische kurz- und langfristige Ziele
Bei der Definition von Zielen sollte darauf geachtet werden, dass
- sich alle mit dem Ziel identifizieren können bzw. das Ziel für alle Mitglieder nachvollziehbar ist.
- sich das Ziel in Unterziele unterteilt (schließlich ist man motivierter, wenn man auch schon am Weg zum großen Ziel etwas erreicht hat).
- Maßnahmen gesetzt werden (Wie möchten wir das Ziel erreichen?).
- und dass das Ziel messbar ist (wann hat man ein Ziel erreicht?).
Unser Zusatztipp: Lege deine Projekte in ISI Office an. Dort kannst du nämlich auch gleich die Maßnahmen, die zur Zielerreichung definiert wurden, als Aufgaben eingegeben.
Tipp 2: Get Things Done
Das Getting-Things-Done-System wurde von David Allen erfunden und soll ganz einfach die Masse an Aufgaben reduzieren. Das System stützt sich dabei auf die folgenden Eckpfäler:
1. Die To-Do-Liste
Eine To-Do-Liste bringt Ordnung in die Aufgaben und hilft dir erst einmal dabei nicht den Überblick zu verlieren. Denn nur wenn du weißt, was du eigentlich alles erledigen musst, kannst du die Aufgaben anschließend auch sinnvoll einteilen.
2. Die Not-To-Do-Liste
Auf der Not-To-Do-Liste werden alle Aufgaben festgehalten, die du heute und in Zukunft auf keinen Fall mehr tun willst. Darunter fallen zum Beispiel Aufgaben, die man auch an andere delegieren kann oder die dir immer ein Kollege zuschiebt. Dabei geht es allerdings keines Falls darum, dass du deine gesamte Arbeit auf andere abwälzt! Überlege hier einfach: Was kann ein Praktikant oder Assistent für mich übernehmen? Was kann der Kollege selbst tun? Wo braucht er wirklich meine Hilfe?
3. Die Projektliste
Liste alle aktuellen Projekte auf und notiere dir den jeweiligen Stand der Dinge. So kannst du Fortschritte beobachten, das Projekt in kleine Teilschritte unterteilen und die Aufgaben in die optimale Reihenfolge bringen oder auf unterschiedliche Mitarbeiter verteilen.
4. Die Ideenliste
Um die Produktivität zu steigern, solltest du auch deinen aktuellen Arbeitsprozess laufend optimieren. Sammle hier einfach alle deine Ideen und Einfälle auf einer extra Liste. Dies können sowohl zukünftige Projekte oder auch nur ein simpler Gedanke sein.
5. Das Notizbuch
Das Notizbuch solltest du immer zur Hand haben! Durch die ständige Erreichbarkeit bietet es sich optimal an, um plötzliche Fragen, Ideen oder Aufgaben zu dokumentieren. So musst du dir nie wieder Sorgen machen, dass du etwas Wichtiges vergisst.
Unser Zusatztipp: Mach‘ dir deine Notizen doch in ISI Office! Bei jeder Aufgabe hast du nämlich die Möglichkeit, dass du sie beschreibst und so deine Gedanken etc. festhältst. Außerdem kannst du mit dem integrierten Chat ganz schnell und unkompliziert mit deinen Kollegen kommunizieren und Rückfragen zum Projekt abklären.
Der Kalender
Ein Kalender ist für ein effizientes Zeitmanagement unerlässlich! Da du bereits alle deine Aufgaben, Ideen und Listen schriftlich in Listen sortiert hast, brauchst du den Kalender nur noch für deine Termine. So behältst du den Überblick!
Die Ablage
Apropos Überblick – Die Ablage ist ein essentieller Bestandteil der Organisation und ist in ihrem Einfluss auf die Produktivität nicht zu unterschätzen. Wenn du deine Unterlagen sorgfältig ablegst, hast du diese später auch schnell zur Hand und kannst produktiver damit arbeiten. Du hast eine Aufgabe oder ein ähnliches Projekt schon einmal erledigt? Dann hol‘ dir die Infos doch schnell aus der Ablage anstatt wieder bei Null anzufangen. Organisation ist schließlich das A und O des produktiven Arbeitens!
Tipp 3: Plane deinen Arbeitstag am Vortag
Plane deinen Arbeitstag schon am Vortag und nicht erst, wenn er schon begonnen hat! Denn sonst läufst du Gefahr, nicht die wichtigsten, sondern die dringendsten Tasks zu erledigen.
Tipp 4: Vergiss‘ den Mythos Multitasking
Multitasking ist ein Mythos, denn niemand kann mehrere komplexe Tätigkeiten gleichzeitig ausführen. Da macht das menschliche Hirn einfach nicht mit. Deshalb empfehlen wir dir ganz klar: Konzentriere dich bewusst auf nur eine Sache! Denn wer auf zu vielen Hochzeiten gleichzeitig tanzt, wird seine Ziele am Ende nur schwer oder gar nicht erreichen!
Tipp 5: Lass‘ dich nicht ablenken
Eine neue Idee, ein spannendes Projekt, ein kurzes Gespräch mit dem Kollegen – Ach ja, es ist so einfach, sich ablenken zu lassen! Alles besser und schöner als die Aufgabe, an der man jetzt gerade arbeitet. Aber STOPP! Lerne nein zu Dingen zu sagen, die dich deinem Ziel nicht näher bringen. Allerdings heißt das nicht, dass du deine spontane gute Idee komplett aufgeben musst – bringe einfach das zu Ende, woran du jetzt gerade arbeitest und schmiede die neuen Pläne erst, wenn du die vorherige Aufgabe erledigt hast.
Tipp 6: Orientiere dich an den drei Z
Diese drei Z solltest du niemals aus den Augen verlieren: Ziele, Zeit und Zahlen. Deine Ziel musst du zwar selbst finden (siehe auch Tipp 1), aber für alles andere gibt es praktische Helferlein, wie ISI Office zum Beispiel! Plane und verwalte ganz einfach Projekte, Aufgaben und Mitarbeiter und behalte deine Ziele, Zeit und Zahlen im Griff!
Fazit
Die meisten Tipps zur Produktivitätssteigerung sind zwar logisch und eigentlich auch einfach umzusetzen, aber dennoch müssen sie in Angriff genommen werden. Also, worauf wartest du? Steigere deine Produktivität und arbeite effizienter mit ISI Office – Deiner Zeiterfassungs- und Projektmanangement Software!
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