Effiziente Arbeits­zeit­aufzeichnung – So sparst du Zeit & Geld

Jeden Monat steht dieselbe lästige Aufgabe am Programm! Die Stundenzettel müssen von Personalverantwortlichen mühsam eingesammelt und kontrolliert werden. Es ist doch wirklich ärgerlich, ja eigentlich sogar nervenaufreibend, wenn man als Chef oder als BackOffice-MitarbeiterIn viel mehr Zeit, für monatlich immer wiederkehrende Arbeiten, aufwenden muss, als unbedingt nötig ist. 

Vor allem noch dazu mit dem Wissen, dass es viel einfacher, schneller und effizienter gehen könnte. Wie genau, das erfährst du am Ende des Beitrags! 😉

Hier kannst du in punkto Arbeitszeitaufzeichnung Zeit & Geld sparen

Sehen wir uns zunächst einmal an, wo man sich in punkto Arbeitszeitaufzeichnungen Zeit und Geld ersparen könnte. Dazu ist es notwendig, die Arbeitsschritte, welche in Unternehmen dafür gemacht werden, näher zu betrachten.

1. MitarbeiterIn schreibt seine/ihre täglichen Stunden auf – sehr oft erfolgt dies handschriftlich auf normalen vorgedruckten Zetteln oder die Stunden werden in ein Excel-Sheet eingetragen. Wer die Stundenaufzeichnung allerdings so praktiziert, weiß auch, dass bei dieser Vorgehensweise oft Fehler passieren oder die Stunden Daumen mal Pi eingetragen werden. Somit kann von einer genauen Stundenzetteln schon mal nicht die Rede sein…
2. Chef oder BackOffice sammelt diese Zettel am Monatsende ein oder lässt sich die Excel-Sheets per E-Mail schicken. Die Aufzeichnungen trudeln leider nie zum gleichen Zeitpunkt ein.
3. Chef oder BackOffice stellt fest, dass noch Arbeitszeitaufzeichnungen von einzelnen MitarbeiternInnen fehlen oder so manche Aufzeichnungen nicht vollständig ausgefüllt sind.
4. Nun wird das BackOffice oder der Chef zum Telefon greifen und mündlich um die fehlenden Arbeitszeitaufzeichnungen bitten, oder es wird schriftlich per Mail darum angefragt.
5. Die Arbeitszeitaufzeichnungen müssen dann oftmals noch wegen der Ablage ausgedruckt werden oder in die richtigen Ordner verschoben werden.
6. Hat das BackOffice oder der Chef nun endlich alle Arbeitszeitaufzeichnungen aller Mitarbeiter beisammen, können diese, zwecks Erstellung der Gehaltsabrechnung, an die Lohnbuchhaltung oder der/dem SteuerberaterIn weiter gegeben werden. Dies geschieht oft durch persönliche Übergabe oder per E-Mail. Überstunden, Gleitzeitstunden müssen oftmals noch separat errechnet werden.

Uff, ganz schön viel zu tun, vor allem die Zettelwirtschaft ist und bleibt sehr aufwendig.

Mit ISI-Office sieht das Ganze schon viel einfacher aus!