Zeit ist Geld! Ein Sprichwort, das vor allem im Projektmanagement zutrifft! Und die Termintreue ist hier ein zentrales Erfolgskriterium eines jeden Unternehmens!
Ganz egal ob Handels- oder Fertigungsbetrieb, Spedition, Softwareentwickler oder Marketingagentur – Wer sich in den heutigen Märkten durchsetzen will, muss individuell konfigurierte Produkte schnell und zuverlässig liefern können. Allerdings ist es oft so, dass Projekte mit zu knapp bemessenen Terminplänen eher die Regel als die Ausnahme sind. Und wenn es bei einem so straff geplanten Projektablauf dann auch noch zu unvorhergesehenen Ereignissen kommt, welche eine termingerechte Abwicklung des Projektes gefährden, ist das Drama perfekt!
Aber wie kann man nun seine Aufträge und Projekte besser planen, damit es erst gar nicht zu Terminverletzungen kommt? Das verrät dir Digital Coach Daniel Lukmann in seinem nächsten Video!
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Was versteht man unter Termintreue?
Man kann ein Projekt als termintreu abgeschlossen sehen, wenn es zu dem zwischen dem Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbarten Zeitpunkt in
- dem definierten Umfang und
- innerhalb des festgesetzten Budgets
- den qualitativen Ansprüchen genügt,
- und vom Auftraggeber abgenommen wird.
Welche Faktoren beeinflussen eigentlich die Termintreue?
Ob festgesetzte Termine eingehalten werden können, hängt in erster Linie von internen Qualitätsmerkmalen ab. Hierzu zählen zum Beispiel die Ausbildung und Erfahrung der Mitarbeiter oder aber auch die technische Ausstattung (Hat man zum Beispiel die notwendigen Maschinen und Programme?). Des Weiteren gibt es in jedem Unternehmen immer wieder einmal ungeplante Ereignisse, wie technische Defekte, fehlerhafte Komponenten, Mitarbeiterausfälle etc., die die Abläufe behindern und damit den Fertigstellungstermin verzögern können. Das sind alles Grundrisiken im Betriebsablauf, welche sich leider auch nicht verhindern lassen.
Außerdem hat die steigende Komplexität dazu geführt, dass Betriebe anfälliger für Terminverzögerungen geworden sind. In der modernen Arbeitswelt greifen enorm viele Prozesse ineinander. Ein Fehler an einer Stelle kann sich so schnell auch auf duzende andere Abläufe auswirken. Und je verschachtelter die Prozesslandschaft ist, desto schwieriger kann es werden. Und wir sprechen hier nicht von reinen Produktionsbetrieben – auch Dienstleister, Softwareentwickler und ähnliche Unternehmen können davon betroffen sein!
Zu den beiden vorhin genannten Faktoren kommt schlussendlich auch noch die Abhängigkeit von externen Partnern. In vielen Unternehmen wird nur ein gewisser Teil der Leistung selbst erstellt – Die anderen Komponenten werden von externen Herstellern geliefert oder an andere Dienstleister ausgelagert. Moderne Wertschöpfungsketten gehen weit über das eigene Unternehmen hinaus und ziehen sich teilweise über die ganze Welt.
Wie kann man nun seine Termintreue verbessern?
Punkt 1: Status Quo Analyse
Zunächst sehen wir uns einmal an, was bzw. welche Faktoren in der Vergangen dazu geführt haben, dass Projekte nicht termintreu abgeschlossen werden konnten. Wurde hier beispielsweise der Projektumfang nicht oder ungenügend definiert? Wurden die Aufwände unterschätzt? Oder wurde das Budget zu knapp kalkuliert, wodurch der Umfang entweder nicht voll, oder eben nicht innerhalb der festgesetzten Zeit erfüllt werden konnte? All‘ diese Fragen gilt es zu klären. Wichtig ist hierbei auch, dass man genau analysiert WARUM es dazu kam. Anschließend sollte man noch klären, wie man es in Zukunft besser machen könnte und sich konkrete Umsetzungsziele dazu zu setzen.
Punkt 2: Früherkennung von Problemen
Wer seine Termintreue optimieren will, muss Störungen früh genug erkennen können und anschließend die passenden Gegenmaßnahmen parat haben! Je früher man (ungeplante) Ereignisse identifizieren kann, die zu Verzögerungen führen könnten, desto leichter kann man ihnen entgegen steuern.
Punkt 3: Störungen beheben und Maßnahmen setzen
Zu guter Letzt ist es auch wichtig, dass entsprechende Maßnahmen gesetzt werden, um den Störungen entgegenzuwirken. Einen bestehenden Projektplan zu modifizieren birgt allerdings einige Risiken. Änderungen zugunsten eines Auftrags können Störungen an anderen Stellen hervorrufen – gerade in Unternehmen mit komplexen Prozessen. Deshalb ist es entscheidend, den Überblick über alle Projekte und Aufträge zu behalten.
Fazit
Ja, theoretisch klingt das ja alles ganz einfach! ABER leichter gesagt als getan, denn viele scheitern bereits bei der Analyse des Ist-Zustandes! Vereinbare deshalb am Besten gleich einen ISI Office Live-Demo Termin und erfahre, wie du deine Projekte und Aufträge mithilfe eines innovativen Projektmanangement-Tools effizient planen und so deine Kunden zufrieden stellen sowie deine Umsätze steigern kannst!
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