In vielen Firmen ist eine Arbeitszeiterfassung via Excel oder PDF noch immer gang und gäbe. Und auf den ersten Blick mag Excel auch eine kostengünstige und schnelle Lösung zur Aufzeichnung der Arbeitszeit zu sein. Der Schein trügt aber! Im direkten Battle mit der digitalen Zeiterfassungssoftware schneidet Excel mitunter gar nicht so gut ab, wie anfangs gedacht! Wir zeigen euch heute warum eine Arbeitszeiterfassung mit Excel vielleicht doch nicht so günstig und effizient ist, wie viele glauben.
Die Gegenüberstellung der beiden Zeiterfassungssysteme
Einfach, genau und korrekt vs. kompliziert, aufwendig und fehleranfällig – Gleich auf den ersten Blick ist zu erkennen, dass ISI Office im direkten Battle gegen Excel die weitaus besseren Argumente hat.
Neben den bereits oben erwähnten Nachteilen, gibt es aber auch noch weitere Gründe die gegen eine Verwendung von Excel als Zeiterfassungstool sprechen.
#1 Excel ist aufwendig & ungenau
Die Verwendung von Excel-Tabellen zur Aufzeichnung der Arbeitsstunden ist vor allem in KMUs üblich. Und grundsätzlich ist die Verwendung von Excel zur Zeiterfassung auch einfach und unkompliziert. Allerdings sind Änderungen oder Anpassungen in diesen statischen Tabellen oftmals sehr mühsam und aufwendig. Jeder der schon einmal eine Stundenaufzeichnung von Voll- auf Teilzeit in Excel umstellen musste, weiß wovon wir hier sprechen. Denn neben den täglichen, wöchentlichen und monatlichen Soll-Arbeitszeiten müssen auch noch der Resturlaub sowie etwaige restliche Überstunden berücksichtigt werden. Und das ist dann gar nicht mehr so einfach, oder?
#2 Hoher Administrationsaufwand
Jeden Monat das Gleiche: Der/Die Personalverantwortliche muss am Monatsletzten die unterschriebenen Stundenzettel der Mitarbeiter einsammeln und danach händisch kontrollieren. Was für ein unnötiger Zeitaufwand! Und auch Rückfragen oder Korrekturen kosten wieder einiges an Zeit. Ach ja, und weißt du eigentlich was zu tun ist, wenn ein Mitarbeiter Auskunft über seine gespeicherten Daten haben möchte oder die Datenschutzbehörde an die Tür klopft? Wir wünschen „viel Spaß“ bei der Erstellung eines DSGVO-konformen Auskunftsbegehren mit Excel. ☹
#3 Excel ist teurer als gedacht
Die Meisten laden sich eine gratis Vorlage zur Zeiterfassung aus dem Internet herunter oder erstellen selbst ein Excel-Sheet. Da Excel bereits in nahezu jedem Unternehmen installiert ist, ist grundsätzlich keine zusätzliche Investition mit der Arbeitszeitaufzeichnung verbunden. Aber dennoch kann eine Zeiterfassung mittels Excel mit hohen Kosten verbunden sein. Oft kommt es vor, dass die Mitarbeiter die Arbeitszeit im Vor- oder Nachhinein eintragen. Dadurch kann es zu erheblichen Ungenauigkeiten kommen, die dem Unternehmer bares Geld kosten können: Wird die geleistete Arbeitszeit zum Beispiel aufgerundet, kann sich das ganz schön summieren und zu erhöhten Personalkosten führen. Aber auch wenn die Arbeitszeit abgerundet wird, kann sich das speziell für Dienstleistungsbetriebe negativ auswirken: Wertvolle Zeit die normalerweise an den Kunden weiter verrechnet werden könnte, geht durch eine Abrundung verloren!
#4 Umsetzung von flexiblen Arbeitszeiten schwierig
Eine flexible Arbeitszeitgestaltung wird für viele Unternehmen immer mehr zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Zum einen erfordern schwankende Auslastungen und steigende Kunden- bzw. Serviceorientierung einen wirtschaftlicheren Einsatz der Arbeitskraft. Zum anderen wird aber auch die Work-Life-Balance für Mitarbeiter zunehmend wichtiger. Dies erfordert natürlich flexible Arbeitszeiten. Mit Excel lassen sich diese individuellen Arbeitszeitmodelle aber nur schwierig überblicken und verwalten. Dasselbe gilt natürlich für die Verwaltung und Kontrolle von Überstunden oder Fehlzeiten in Excel. Wenn aber die Dokumentation der Stunden aufgrund von Fehlern oder mangelnder Aktualität nicht mehr gesetzeskonform ist, kann das dem verantwortlichen Unternehmen teuer zu stehen kommen! Mehr über die gesetzliche Regelung der Arbeitszeiterfassung erfährst du hier.
Fazit
Also auch wenn Excel als „die günstigste Möglichkeit“ zur Zeiterfassung erscheint, ist sie generell eher aufwendig, fehleranfällig und intransparent. Darüber hinaus kosten Korrekturen, Rückfragen sowie die manuelle Übertragung Zeit und Geld. Deshalb sollten sich Unternehmer gut überlegen, ob sie nicht zu einer digitalen Softwarelösung wechseln möchten.
Mit einer digitalen Zeiterfassung sparst du Zeit & Geld
Eine Zeiterfassungssoftware, wie ISI Office, kann einfach und bequem über einen Computer, Tablet oder Smartphone bedient werden. Die Erfassung der Arbeitszeit selbst erfolgt innerhalb weniger Sekunden und ohne zusätzlichen Mehraufwand. Zudem werden Eingaben automatisch geprüft und so Fehler vermieden, die dem Unternehmer teuer zu stehen kommen könnten. Neben dem bereits erwähnten bietet dir ISI Office noch viele weitere Vorteile:
- Genaue, korrekte und unmittelbare Zeiterfassung
- Unterstützt frei definierbare Arbeitszeitmodelle
- Reduziert den Verwaltungsaufwand und spart somit Geld
- Keine aufwendige Installation & Wartung notwendig
- Überblick über alle Abwesenheiten
- Zeiterfassung immer und überall – Orts- und zeitunabhängige Buchung der Arbeitszeit auf Laptop, Handy oder Tablet
- Vermeidet hohe und unnötige Strafen – ISI Office ist DSGVO und EuGH konform
Also worauf wartest du noch? Wir unterstützen dich gerne bei der Einführung von ISI Office – Deinem innovativen, digitalen Tool zur Arbeitszeiterfassung! Vereinbare gleich einen Gesprächstermin mit Daniel Lukmann!
Hier kannst du dir eine Excel Vorlage zur Zeiterfassung inkl. aller Feiertage und Urlaubsempfehlungen herunterladen. Diese Vorlage wird unabhängig von unseren Produkten angeboten und hat nichts mit ISI Office zu tun. Gerne kannst du die Excel Vorlage aber als Übergangslösung bis zur Umstellung auf ISI Office nutzen.
